Ist Mailarchivierung notwendig oder sinnvoll?

Der Gesetzgeber hat die EMail dem Brief in vielen Aspekten gleichgestellt. Hierdurch ergeben sich Anforderungen, die jeder Unternehmer erfüllen muss:

• Jegliche schriftliche Kommunikation mit Kunden, die zu einem Auftrag führt, muss über 6 bzw. 10 Jahre aufbewahrt werden.
• Es muss sichergestellt werden, dass Emails nicht mehr verändert werden können, sobald sie im Archivsystem abgelegt wurden.

Möchte man diese Vorgaben erfüllen, sind normale Ablagen am Mailserver oder Backupsysteme völlig überfordert, ganz abgesehen vom enormen Aufwand für die Mitarbeiter, die jede Mail nach Relevanz bewerten und entsprechend ablegen müssten. Um sicherzugehen, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben einhalten kann, kommt nur eine professionelle EMail-Archivierungslösung in Frage.

 

Über die zu erfüllenden Gesetze hinaus hat eine von InnNet installierte und gepflegte Archivierungslösung aber auch Vorteile, die den zu tätigenden Aufwand innerhalb kurzer Zeit aufwiegt und langfristig auch bei Weitem übersteigen kann:

1. Sichere Wiederherstellung
Da jede Mail, die das Unternehmen verläßt oder empfängt, aufbewahrt wird,  ist ihr Unternehmen vor einer versehentlichen oder mutwilligen Löschung der Daten geschützt. Jede Mail ist wieder aufrufbar und zuordenbar. Die Mitarbeiter können auch sehr einfach und schnell im Archiv suchen, um eigene Mails zu finden und wiederherzustellen. Das spart enorm viel Zeit im täglichen Betrieb.

2. Nachvollziehbarkeit
Sichern Sie sich ab vor Streitigkeiten mit Kunden oder Lieferanten, wenn EMails nicht anerkannt werden. Mit der Mailarchivierung kann jederzeit und objektiv nachvollzogen werden, was von Ihrem Unternehmen aus kommuniziert wurde. Das gibt Ihnen Sicherheit und wird die meisten unhaltbaren Vorwürfe von Dritten bereits im Keim ersticken.

3. Einfache Integration in vorhandene Strukturen
Die von uns eingesetzten Archivierungslösungen lassen sich direkt in den normalen EMail-Verkehr einbinden, ohne dass im Normalfall große Anpassungen notwendig sind. Zusätzlich haben wir Techniken entwickelt, um die vorhandenen EMail-Beständen automatisiert in das Archiv zu übernehmen.

Vertrauen Sie bei einem so wichtigen Thema wie der Mail-Archivierung auf InnNet als Technikpartner, wir haben im Bereich EMail-Systeme mehr als 15 Jahre Erfahrung, und betreiben Ihre Systeme auf unseren eigenen Servern in hochsicheren Rechenzentrums-Standorten.